A organização externa muitas vezes revela a ordem interna da pessoa. Quando há muita bagunça em uma casa, usualmente a vida de seus moradores também se encontra em desordem. O mesmo princípio vale para escritórios e outros locais. A harmonia do ambiente promove bem estar interior nas pessoas... e ambiente harmônico é necessariamente ambiente organizado.
Bagunça definitivamente não causa boa impressão. Em uma casa, ela pode parecer desleixo, até sujeira. No escritório, projeta a ideia de desorganização, até mesmo de pouco profissionalismo. Isto, sem contar o quão irritante pode ser buscar um documento ou anotação – “que estava aqui mesmo”.
A organização de um espaço nos harmoniza com ele e facilita muitíssimo a vida. Então, mãos-a-obra! Aqui vão algumas dicas para tornar o escritório e sua mesa de trabalho lugares agradáveis, que inspirem e facilitem o trabalho.
1 – Ao montar o escritório em casa, é importante considerar por quem e quanto tempo será utilizado. Isto definirá o número de postos de trabalho que precisa ter. Se sobrar espaço, ele pode virar um recanto de leitura ou até mesmo ter um sofá-cama, que é muito útil para quem não tem quarto de hóspedes;
2 – Como é um depósito de todos os tipos de papéis, é essencial que o escritório tenha algumas gavetas e armários fechados, para poder guardar o que se usa menos e diminuir o “ruído visual”;
3 – Separe papéis profissionais de pessoais e crie um sistema de arquivos que funcione bem. Na hora de procurar, a tarefa fica muito mais fácil;
4 – Se não têm o hábito de arquivar cada papel assim que o recebe, use um cesto para juntar os documentos e periodicamente organize-os e arquive;
5 – Etiquetas coladas nas caixas de arrumação e pastas são uma ferramenta preciosa na hora de guardar e de procurar alguma coisa;
6 – Para manter gavetas arrumadas, equipe-as com as divisórias adequadas – pode ser caixas vazias ou formas, que vão manter tudo no devido lugar;
7 – Seja em uma estante ou em prateleiras fixas, reúna os livros e organize-os por temas ou cores;
8 – Use sua imaginação para organizar os pequenos objetos do escritório – canetas, marcadores, pins, clips, post-its, blocos de nota, cd’s – recorrendo a cestos, bolsas, caixas, latas, frascos de vidro.
9 – Fios de computadores, telefones, televisão, etc... devem ser escondidos em um passa-cabos;
10 – Um quadro magnético ou de cortiça é boa solução para manter visíveis as notas e documentos necessários para o momento, sem ocupar espaço na mesa ou criar pilhas de papéis;
11 – Junto à mesa de trabalho devem ficar as coisas que se utiliza com mais frequência – impressora, telefone, fax -, armazenando o restante numa estante ou armário.
12 – Uma ou duas vezes ao ano faça uma limpeza geral no escritório, eliminando os papéis velhos e abrindo espaço para o que está por vir. Se já acumulou pastas, invista em caixas de plástico para armazenamento, que devem ser guardadas em armário ou garagem;
13 – Se não gosta de papéis, a opção é digitalizar todos os documentos/contas e guardá-los em arquivos digitais. Não se esqueça de fazer periodicamente cópias de segurança em disco externo ou em CDs/DVDs. E os papéis vão para o lixo, devidamente triturados e, depois, para a reciclagem;
14 – Se o escritório é pequeno, é fundamental saber usar todos os lugares disponíveis, organizando e ganhando o máximo de espaço;
15 – Procure deixar o escritório sempre em ordem e não caia na tentação de utilizá-lo como depósito.
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